Sen každej firmy…
…spojený so zavedením nového IT systému, je:
- Dosiahnuť plánovanú návratnosť
- Urýchliť práce
- Modernizovať pracovné prostredie
- Mať vždy k dispozícii aktuálne a úderne reporty, ktoré uľahčia rozhodovanie
- keď sa, aj vyskytne nejaká požiadavka na zmenu, mať vedomosť o pridanej hodnote, ako aj nákladoch s tým spojených, pre jednoznačné rozhodovanie.
No…
Realita je iná…
Tí, ktorí ste podstúpili IT projekty, viete, že realita je často iná:
- Projekty sa predlžujú a predražujú
- Často nastáva bod, kedy začneme pochybovať o pridanej hodnote celej investície
- Na riadiacich výboroch to vrie – klient má pocit, že je to drahé a dodávateľ už dodáva na vlastné náklady
- Keď už konečne sa systém nasadí, zvrhne sa zbúra medzi zamestnancami, ktorý odmietajú nový systém používať
- Navyše v organizácii sa začnú tvoriť požiadavky na nové pracovné miesta, s ktorými sa nerátalo
- Manažment zúfalo dostáva do rúk report, ktorý je len čiastočné vyplnený, a nedobrovoľne sa začína zaujímať o čistotu dát, master dáta, validácie dát, a ešte čokoľvek iné, čo súvisí s dátami… a vlastne ani tomu nemusia dobré rozumieť, len chápu, že je to drahé, a že svoje reporty ešte nemajú
- Čerešnička v príbehu je tréningové oddelenie, ktoré stále láme hlavu, ako ľudí odučiť od starých spôsobov, a priviesť ich k tomu, aby používali nový systém.
Príčinou je, že vyberáme ako prvý – nástroj
Čo to znamená?
Znamená to, že IT firmy sú tak veľmi šikovné, že majú predajný systém tak dokonalý, že dokážu vyvolať u klientov emócií a ochotu ich moderný systém, najlepšie aj s AI vlastniť.
Tu by som prízvukovala: AI. AI je novodobé heslo pre všetky problémy firiem. A veľmi dobrý predajný argument.
Čo je kľúčové pre úspech?
Jednoduchým príkladom vysvetlím, prečo to najlepšie na trhu nemusí byť nutne tým najlepším pre Vás.
V ‘90tých rokoch žiaci na školách sa predbiehali v tom, kto bude mať viac tlačidiel na kalkulačke (ja som napr. mala aj CASIO aj Texas Intruments 😊). Pravdou je, že to bolo v období, keď sme sa ešte učili základné matematické funkcie. Viete si predstaviť, že reálna potreba na kalkulačku ledva existovala, a ak vôbec, stačili by základné funkcie, resp. maximálne možno nejaká odmocnina, alebo exponenciál.
Dnes, keď vieme, čo chceme počítať, väčšina používame základnú kalkulačku, a ani nám nenapadne kupovať kalkulačky s rozšírenými funkciami.
Poučenie z tohto príbehu je:
keď vieš, čo potrebuješ, a ako to ideš používať, zákonité šetríš.
Ako pristúpiť k zavádzaniu IT systému?
Chyťte volant!
Možno ste teraz prestali čítať tento článok. Alebo ste pobúrení, že čo tým chcem povedať.
Fakt je, že aj pri najskúsenejších organizáciách, sa stáva, že niekto sa ocitne v situácii, že začne extrémne túžiť po nejakom modernom nástroji. Zväčša je to tak, že tak dlho pociťuje problém, že sa dostane do bodu, že už potrebuje okamžité riešenie a chce nový systém, bez toho, aby dobehla analýza dopadov. Dokonca, hociaké analýzy považuje za zdržanie, lebo nepohodlie u neho pretrváva príliš dlho.
Organizácie, ktoré majú rozvinuté projektové riadenie, ako aj celú metodiku, pri týchto situáciách „odchytia“ takúto iniciatívu, zaradia to do schvaľovania a samozrejme proces zdržia. Žiadateľ tejto zmeny môže byť frustrovaný a nepochopený. Avšak, pre firmu prebehne cenná analýza dopadov, definícia celkového rámca dodávky, ako aj dopad na prevádzkový model.
V prípade, keď ide o firmu, kde neexistuje inštitucionalizovaný projektový manažment, je možné, že takáto iniciatíva sa rozbehne skôr, než prebehne interná analýza (assessment), a tým pádom sa dostanú tvarou v tvar s realitou v momente, keď sa niekedy, eventuálne, spustí systém. A ten nespĺňa predstavy. A vtedy je to uvedomenie spravidla drahé.
Čo je rola dodávateľov IT systémov
Podľa mojej skúsenosti, dodávatelia IT systémov sú veľmi skúsení a počas definície rámca dodávky, pokiaľ sú seriózni, uvádzajú predpoklady (assumptions).
Problém je, že klienti tieto predpoklady často prehliadajú, nevenujú im dostatočnú váhu, alebo im niekedy nerozumejú.
Dodávateľ nie je v pozícii ovplyvňovať spôsob fungovania vo firme. Za túto časť musí prevziať zodpovednosť klient.
Projekty sa delia na úspešné a neúspešné podľa toho, ako sa klientovi podarí prebrať zodpovednosť za integráciu riešenia do svojho prostredia.
Musí to urobiť klient! Teda, VY.
Ako vie APELYON pomôcť?
V APELYON sa dlhodobo venujeme projektom, ich implementáciou a zavedením do prevádzky. Nástroje, ktoré sme vyvinuli slúžia na to, aby sa…
- …projekty robili lepšie,
- …investície boli ešte účelovejšie,
- …rozpočty investovali údernejšie,
- …ľudia boli naklonenejší zmenám.
Áno, to sa dá.
Začnite s biznisom a ich potrebami
V tomto bode sa dostávam k procesom. Aktuálne AI nie je tak pokročilé, aby vedelo vyhodnotiť vaše prostredie, ani to, čo vaši ľudia majú v hlavách, ani vaše štandardy kvality, ani legislatívne požiadavky na váš proces, resp. vaše ambície.
Preto je dôležité, aby ste sa nezávislým okom pozreli na to, ako je práca vykonávaná a ako chceme, aby bola vykonávaná.
Keď poznáme našu internú potrebu a fungovanie biznisu (bez ohľadu na mieru automatizácie), pridáme k tomu simuláciu, kedy vďaka nášmu Digitálnemu dvojčaťu, vieme vypočítať moderným spôsobom s minimálnou súčinnosťou klienta:
- Aká je nákladovosť v práci?
- Aké je úzke miesto?
- Ktoré aktivity sú pre mňa prioritou pre automatizáciu?
- Aký je primeraný rozpočet, pri ktorom sa mi oplatí do toho ísť?
Zabudnite na pracne spisovanie aktivít, ktoré sú nepresné, vytrhnuté z kontextu. Pracujte s tokom aktivít.
Poznajte svoj proces.
Poznajte kto na čom robí.
Poznajte nadväznosti.
Poznajte miesta, kde prichádza k odovzdávaniu práce medzi jednotlivcami alebo oddeleniami.
Keď máte jasné zadanie – ste pripravení jednať o prevedení
Vyzbrojení poznaním (z vlastnej kuchyne) získavate úplne inú pozíciu v jednaniach.
Už viete vyberať.
Už viete, ktoré funkcionality sú pre Vás kľúčové.
Už rozumiete aká miera integrácie je potrebná, a viete klásť požiadavky, aby ste minimalizovali náklady na svojej strane.
Ostávame s Vami pri implementácii
Sme v tom spolu.
Podporíme Vás, aby ste svoj projekt nastavili čo najlepšie.
Táto začiatočná investícia zabezpečí, aby projekt nebola cesta prekvapení, ale riadený proces.