Keď pripravujeme Digitálne dvojča pre našich klientov, často sa stretávame s požiadavkou, aby sme rozlišovali, či danú aktivitu robí senior, alebo junior, a pridávali index pracnosti pre juniora (napr. ak senior podá výkon za 1h, pri juniorovi tento odhad násobiť napr. 1,5 indexom – teda, rátať, že junior to odrobí za 1,5h).
Okrem rýchlosti vybavenia, treba brať do úvahy mnohé iné faktory:
- Cena za výkon úlohy;
- Obmedzená dostupnosť niektorých profilov (vzácnosť);
- Plynulosť práce a príčiny, pre ktoré sa tvoria úzke miesta…
Ozrejmenie týchto aspektov často vedie manažérov a majiteľov, aby prehodnotili systém rozdeľovania úloh a nastavili nový systém fungovania.
Čo je na tom zložité?
Upozorňujeme, že často tímy majú teoretické systémy fungovania, ale v praxi sa nedodržiavajú.
Ak chcete zaviesť funkčný systém, je potrebné, aby ste najskôr odhalili príčiny, pre ktoré súčasný systém ľudia obchádzajú.
Podľa našich skúsenosti ide o niekoľko kategórií, medzi ktoré nemôžeme opomenúť skúmanie toku činnosti, ako aj mnohých podmienok, ktoré môžu mať zásadný vplyv, či už z vnútra organizácie, alebo z prostredia v ktorom firma podniká.
Prečo na kapacitnom plánovaní záleží?
Lebo chceme mať reálne nastavené očakávania o tom, koľko toho moja firma zvláda.
Lebo chcem včas vedieť, keď výkon začne kolísať.
Lebo chcem vedieť, aké miesto posilniť, aby som zvládol obslúžiť dopyt.
Lebo nechcem, aby dopyt predbehol našu ponuku.
Ale, ja svoju kapacitu poznám…
Je to tak.
Pýtali ste sa niekedy sami seba, či súčasná kapacita je maximum, čo organizácia zvládne?
Kedy ste sa naposledy zastavili a prebehli s kolegami, či postupujú optimálne a podobným spôsobom?
Máte systém nastavený tak, že za krátku dobu viete zaškoliť nového člena tímu?
Keď Vám človek vypadne, tak sa viete v krátkom čase zorientovať?
Aj o tomto je kapacitné plánovanie.
V rámci merania kapacít začíname s pochopením podnikových itnerakcií, t.j. pochopením aktivít, ich sledu, trvania a rozdelenia roly. Z pohľadu klienta ide o krátke moderované porozprávanie o tom, ako postupujú pri vybavovaní podnetov, koľko im daná aktivita orientačne trvá, a ktorá rola/ osoba to robí.
Na základe tohto vstupu sme schopní vygenerovať procesné mapy a urobiť simuláciu vďaka digitálnemu dvojčaťu. Tento nástroj nám v prvom rade šetrí čas, a poskytuje štedré výsledky. Dozvieme sa:
- Koľko celý pracovný tok trvá a koľko nás stojí obsluha toho procesu.
- Ako je kto využitý pri realizácii pracovného toku (procesu).
- Koľko prípadov tím zvládne.
- Koľko ľudí potrebujeme, aby sme zvládli nejaký nápor.
- Akú časť sa oplatí automatizovať, a aký je primeraný rozpočet, aby sa nám to oplatilo.
- Ako je vyvážená náročnosť úloh k úrovne kompetencie role (vstup pre odmeňovanie).
Máme za to, že klientovi poskytujeme ucelený výstup a so skutočným záujmom riešime jeho potreby.